Elektronische Meldung von Praxissoftware mit integriertem Kassenmodul
Seit Anfang 2025 gibt es eine neue Meldepflicht für elektronische Kassensysteme. Auch Physiotherapiepraxen können betroffen sein.
Alle Unternehmen, die elektronische Aufzeichnungssysteme wie z. B. elektronische Kassensysteme nutzen, müssen diese ab 2025 beim Finanzamt melden. Für die Meldung gilt eine Übergangsfrist bis Ende Juli. Ursprünglich sollte eine Meldepflicht für elektronische Kassensysteme bereits ab 2020 gelten, die allerdings aufgrund von Umsetzungsproblemen seitdem mehrfach verschoben wurde. Anlass der Kassenmeldepflicht beim Finanzamt ist, dass die Finanzverwaltung einen Überblick über die genutzten Kassensysteme gewinnen möchte, um möglichem Steuerbetrug vorzubeugen. Die Finanzämter interessieren sich insbesondere für die verwendeten technischen Sicherheitseinrichtungen (TSE). Denn mit diesen müssen elektronische Kassen seit 2023 ebenfalls ausgerüstet sein.
Elektronische Aufzeichnungssysteme sind elektronische oder computergestützte Kassensysteme oder Registrierkassen. Die Systeme dienen der Erfassung von Verkäufen von Waren oder der Erbringung von Dienstleistungen und deren Abrechnung. Als TSE wird ein Sicherheitsmodul bezeichnet, das der lückenlosen und unveränderbaren Aufzeichnung der Kassenvorgänge dient, wodurch nachträgliche Datenmanipulationen unmöglich gemacht werden sollen.
Praxissoftware kann betroffen sein
Diese Mitteilungspflichten gelten auch für Praxissoftware mit einem Kassenmodul. Denn: Unter die TSE-Pflicht fallen nicht nur Registrierkassen etc., sondern eben auch Praxissoftware mit integriertem Kassenmodul. Für Praxisinhaber bedeutet dies: Wenn in der Praxisverwaltungssoftware ein Kassenmodul vorhanden ist, kann dieses unter die Kassenmeldepflicht fallen. Praxisinhaber sollten sich beim Hersteller ihrer Praxissoftware erkundigen, ob diese über ein TSE-pflichtiges Kassenmodul verfügt und ob dieses auch mit einer TSE ausgestattet ist. Dabei spielt es keine Rolle, ob die Praxissoftware gekauft, gemietet oder geleast wird.
Zu meldende Daten sind je Betriebsstätte:
- Name, Anschrift und Steuernummer
- Art der technischen Sicherheitseinrichtung
- Art, Anzahl, Seriennummer des verwendeten elektronischen Kassensystems
- Anschaffungs-, Inbetriebnahme- und Außerbetriebnahmedatum sowie den Grund der Außerbetriebnahme des verwendeten elektronischen Kassensystems
Die Meldung kann entweder über das ELSTER-Portal, durch den Kassenhersteller oder z. B. den Steuerberater erfolgen. Mitzuteilen ist aber auch jeder Austausch, jede Verlagerung in eine Zweigpraxis oder auch die Außerbetriebnahme der Software. Die Kassenmeldepflicht entfällt nur dann, wenn das Kassenmodul deinstalliert ist und der Praxisinhaber die Bargeldgeschäfte ausschließlich auf Papier aufzeichnet.
Welche Fristen zu beachten sind
Systeme, die nach dem 30. Juni 2025 angeschafft werden, sind innerhalb eines Monats zu melden. Vor dem 1. Juli 2025 angeschaffte Systeme sind bis zum bis 31. Juli 2025 zu melden.
Wenn Praxisinhaber die Mitteilungspflichten nicht beachten, drohen Zwangsgelder und im Rahmen von Betriebsprüfungen beispielsweise Hinzuschätzungen.
Bei Fragen können sich Mitglieder an die Beratung des IFK unter Tel.: 0234 97745-0 oder E-Mail: ifk@ifk.de wenden.
